ERP geçişinden önce veri hazırlığı nasıl yapılır?
Cari hesap, stok ve açılış verilerini temizleyerek test edilebilir bir geçiş planı oluşturun.
Yeni ERP sisteminin sağlıklı çalışması, içine aktarılan verinin niteliğiyle yakından ilişkilidir. Tekrarlanan kartlar, tutarsız birimler veya sahibi belli olmayan dosyalar geçişi zorlaştırabilir. Veri hazırlığını son haftaya bırakmak yerine projenin başlangıcında ayrı bir çalışma alanı olarak planlayın.
01Veri kaynaklarını ve sorumluları belirleyin
Mevcut yazılımı, elektronik tabloları ve ekiplerin tuttuğu yardımcı kayıtları listeleyin. Her veri kümesi için bir iş sorumlusu atayın. Muhasebe bakiyesini kimin, stok miktarını kimin ve müşteri iletişim bilgisini kimin doğrulayacağı belli olsun. Teknik aktarımı yapacak ekip ile verinin doğruluğunu onaylayacak iş birimi farklı sorumluluklar taşır; ikisini de planda gösterin.
02Kartları aktarım öncesinde temizleyin
Aynı müşteriye veya malzemeye ait birden fazla kart olup olmadığını kontrol edin. Kullanılmayan kayıtları, eksik zorunlu alanları, birim ve kodlama farklılıklarını belirleyin. Birleştirme ya da pasife alma kararlarını kayıt sahibine onaylatın. Geçmiş işlemlerle ilişkisi olan verilerde etkileri değerlendirmeden değişiklik yapmayın. Amaç her şeyi yeniden adlandırmak değil, tutarlı bir başlangıç düzeni kurmaktır.
03Taşınacak geçmişi ve açılışı ayırın
Tüm geçmiş hareketlerin aktarılması her proje için doğru seçenek olmayabilir. Hangi kayıtların yeni sistemde operasyon için gerekli olduğunu, hangilerine arşivden erişilebileceğini konuşun. Açık siparişler, bakiyeler ve stok açılışları için kesim tarihini netleştirin. Mevcut kayıtlara erişim ve saklama gereksinimlerini şirketinizin ilgili sorumlularıyla ayrıca değerlendirin.
04Eşleştirme dosyasını ve deneme aktarımını hazırlayın
Eski sistem alanlarının yeni sistemde nereye taşınacağını bir eşleştirme tablosunda gösterin. Kodlar, tarih biçimleri, para birimleri ve ölçü birimleri için dönüşüm kurallarını yazın. Önce küçük ama farklı durumları içeren bir örnek veriyle deneyin. Hataları topluca düzeltmeden önce nedenlerini inceleyin; aynı sorun binlerce kayıtta tekrar ediyor olabilir.
05Kontrol toplamlarını iş birimleriyle karşılaştırın
Başarılı bir aktarım yalnızca dosyanın içeri alınması değildir. Kart adetleri, miktarlar ve tutarlar kaynakla karşılaştırılmalıdır. İlgili ekipler örnek işlem ve raporlar üzerinden sonucu doğrulasın. Açıklanamayan farkları kapatmadan aktarımı onaylamayın. Kontrol dosyasında tarih, kaynak sürümü ve onaylayan kişiler yer alsın.
06Son geçişin sırasını ve geri dönüş planını yazın
Eski sistemde işlemin ne zaman duracağı, son verinin kimden alınacağı ve yeni sistemin ne zaman açılacağı belli olsun. Yedekleme ve geri dönüş adımlarını teknik ekiple planlayın. Canlıya geçiş sonrasında ilk gün kontrol edilecek işlemleri ve destek kanalını kullanıcılara bildirin. Veri hazırlığını tek seferlik dosya işi yerine doğrulanan bir süreç olarak yönetin.
