ERP kullanıcı yetkilerini görevlerle eşleştirmek
Rol, işlem ve onay sorumluluklarını açık bir yetki matrisiyle planlayın.
Kullanıcı yetkileri yalnızca hangi ekranın açılacağına ilişkin bir ayar değildir. Kimlerin kayıt oluşturacağı, değiştireceği, onaylayacağı ve raporlayacağı işleyişin bir parçasıdır. Yetki düzenini proje sonunda tek tek kullanıcı talepleriyle kurmak yerine, görev ve süreç sahipleri üzerinden tasarlamak daha anlaşılır bir başlangıç sağlar.
01İsimlerden önce görevleri tanımlayın
Satış temsilcisi, depo sorumlusu, muhasebe uzmanı ve yönetici gibi rolleri listeleyin. Her rolün günlük işlemlerini ve kontrol sorumluluğunu yazın. Aynı işi yapan kişilerin benzer ihtiyaçları olabilir; kişiye özel farklılıkları ayrı not edin. Böylece yeni bir çalışan katıldığında hangi rolün temel alınacağı belli olur ve ayarlar tekrar tekrar tahmin edilmez.
02Görüntüleme ile değiştirmeyi ayırın
Bir kaydı okumak, yeni kayıt açmak, değiştirmek, iptal etmek ve onaylamak farklı yetkilerdir. İşlem bazında bu ayrımı yapın. Şube, depo veya şirket kapsamını da dikkate alın. Örneğin bir kullanıcı bütün stok durumunu görebilirken yalnızca kendi deposunda işlem yapabilir. Ürünün desteklediği yetki ayrıntısını teknik görüşmede doğrulayın.
03İzin ve vekâlet durumlarını düşünün
Asıl sorumlu bulunmadığında işin nasıl devam edeceğini belirleyin. Geçici görevler ve vekâletler için başlangıç, bitiş ve onay yöntemi oluşturun. İşin aksamaması için herkese geniş yetki vermek yerine, gerekli işlemi ve süreyi tanımlayın. Görev değişikliği veya ayrılış halinde yetki listesinin kim tarafından güncelleneceği belli olsun.
04Rolleri gerçek senaryolarla deneyin
Test ortamında her rolün kendi görevini tamamlayabildiğini ve kapsamı dışındaki işlemlere erişemediğini kontrol edin. Hata durumunda kullanıcının doğru destek kanalına ulaşabilmesini sağlayın. Canlı kullanım sonrasında yeni ihtiyaçları kayıt altına alın. Yetki matrisi, organizasyon değiştikçe gözden geçirilecek bir çalışma belgesi olarak tutulmalıdır.
