İK yazılımı seçerken ihtiyaçları nasıl ayırmalısınız?
Bordro, temel İK, aday takibi ve yetenek yönetimini aynı ihtiyaç listesinde birbirinden ayırın.
İnsan kaynakları yazılımı ifadesi oldukça farklı süreçleri kapsayabilir. Bir ekip için bordro ve özlük kayıtları öncelikliyken, başka bir ekip için aday takibi veya çalışan gelişimi daha önemli olabilir. Seçime ürün isimlerinden önce süreçleri ve kullanıcı rollerini ayırarak başlamak, gereksinimlerin daha anlaşılır hale gelmesini sağlar.
01Günlük operasyon ile gelişim süreçlerini ayırın
Çalışan kartı, izin, puantaj ve bordro gibi dönemsel işlemleri bir grupta toplayın. İşe alım, oryantasyon, performans ve yetenek planlamasını ayrı başlıklarda inceleyin. Bu süreçlerin hepsinin tek seferde devreye alınması gerekmeyebilir. Hangi konunun bugün sorun yarattığını, hangisinin sonraki dönemin hedefi olduğunu süreç sahipleriyle birlikte belirleyin.
02Kullanıcı ve görev dağılımını çıkarın
İK uzmanı, yönetici, çalışan ve teknik ekip farklı işlemler yapar. Her rolün hangi bilgiyi gireceğini, hangi talebi onaylayacağını ve hangi raporu göreceğini yazın. Çalışan sayısı ile uygulama kullanıcısı sayısının aynı şey olmadığını değerlendirin. Şirket, şube veya birim bazında erişim gereksinimleri varsa bunları başlangıç görüşmesine dahil edin.
03Mevcut veriyi ve bağlantıları değerlendirin
Çalışan bilgisinin bugün nerede tutulduğunu ve hangi uygulamaya aktarıldığını belirleyin. Bordro, muhasebe ve diğer sistemlerle gereken bağlantıları listeleyin. Aynı verinin farklı ekiplerce tekrar girildiği noktaları görünür kılın. Aktarılacak geçmiş kayıtların kapsamını iş ihtiyacına göre konuşun; bütün verinin yeni uygulamaya taşınacağını baştan varsaymayın.
04Öncelikli süreci örnekle doğrulayın
Bir izin talebi, bordro dönemi hazırlığı veya aday başvurusu gibi somut bir örnek seçin. İşlemi başlatan ve kontrol eden rollerin birlikte denemesini sağlayın. Ürün, modül ve ek hizmet gereksinimlerini bu örnek üzerinden kaydedin. Son kararı, geniş özellik listesinden çok öncelikli ihtiyaçların karşılanması ve uygulanabilir geçiş planı üzerinden değerlendirin.