ERP seçiminde en sık yapılan 7 hata
İhtiyaç analizinden toplam maliyete, demo sürecinden çözüm ortağına: ERP kararınızı sağlamlaştıran kontrol noktaları.
ERP seçimi yalnızca bir yazılım satın alma kararı değildir. Finans, satış, stok ve üretim ekiplerinin aynı veriyi nasıl kullanacağını belirleyen bir iş kararıdır. Seçim sırasında atlanan küçük bir konu, uygulama döneminde ek iş ve gecikme olarak geri dönebilir. Aşağıdaki yedi başlığı karar toplantınızın gündemine alın.
01İhtiyaç analizini ürün araştırmasının arkasına bırakmak
Önce ürün adlarını karşılaştırıp sonra ihtiyaç listesi hazırlamak, değerlendirmeyi gösterişli özelliklere doğru sürükleyebilir. Siparişin alınmasından tahsilata kadar temel süreçlerinizi yazın. Hangi bilginin nerede tekrar girildiğini, hangi raporun elle hazırlandığını ve hangi işlemin beklediğini belirleyin. İhtiyaçları zorunlu, önemli ve daha sonra değerlendirilebilir şeklinde ayırın. Böylece her ürün aynı iş senaryolarıyla karşılaştırılır.
02Yalnızca lisans fiyatına bakmak
Lisans veya abonelik tutarı, yatırımın yalnızca bir parçasıdır. Uyarlama, eğitim, veri aktarımı, entegrasyon, altyapı ve devam eden destek de bütçede görünmelidir. Tekliflerin aynı kullanıcı sayısını ve aynı hizmet kapsamını içerdiğini kontrol edin. Dahil olmayan işleri, ek çalışma ücretlerini ve yenileme koşullarını yazılı olarak netleştirin. Düşük başlangıç bedeli, toplam maliyetin de düşük olacağını göstermez.
03Mevcut verimsiz süreci aynen taşımak
Yeni sistemde eski onay zincirini ve tekrar eden veri girişlerini birebir kurmak, iyileştirme fırsatını kaçırır. Her adım için bu işlem neden var, kim kullanıyor ve kaldırılırsa ne olur sorularını sorun. Standart işleyişle karşılanabilen bir ihtiyacı özel geliştirmeye çevirmeden önce işletme üzerindeki etkisini değerlendirin. Özel geliştirmelerin bakım ve güncelleme sorumluluğunu da planlayın.
04Demoyu gerçek iş örnekleriyle test etmemek
Hazır bir sunum, sizin operasyonunuzdaki istisnaları göstermeyebilir. Kısmi sevkiyat, iade, farklı fiyat koşulu veya üretim kaynaklı bir sapma gibi örnekler hazırlayın. Demo sırasında yalnızca ekranı izlemeyin; işlemi kimin yapacağını, hangi verinin gerektiğini ve sonucun hangi raporda görüleceğini sorun. Açık kalan soruları sorumlu ve yanıt tarihiyle birlikte kaydedin.
05Kullanıcıları ve yönetimi sürece katmamak
Kararı sadece bilgi işlem veya muhasebe ekibine bırakmak, diğer birimlerin kritik ihtiyaçlarını görünmez kılabilir. Satın alma, depo, satış ve üretimden süreç temsilcileri belirleyin. Üst yönetim öncelikleri ve karar yetkisini açıklasın. Kullanıcıların görüşlerini toplamak kadar, hangi talebin neden kapsama alındığını açıklamak da benimsemeyi kolaylaştırır.
06Büyümeyi ve çözüm ortağını değerlendirmemek
Yeni şube, depo, şirket veya kullanıcı ihtiyacını bugünkü kapsamın yanında konuşun. Yazılımın uygunluğu kadar uygulamayı yapacak ekibin sektör deneyimi ve proje yöntemi de değerlendirilmelidir. Benzer ölçekteki referanslarda kapsamı, eğitim yaklaşımını ve canlı kullanım sonrası desteği sorun. Yalnızca marka adına dayanarak uygulama kalitesini varsaymayın.
07Test ve canlıya geçişi takvimin sonuna sıkıştırmak
Veri kontrolü, kullanıcı kabul testi ve eğitim için gerçek zaman ayırın. Hangi koşullar sağlandığında canlıya geçileceği önceden belli olsun. Kritik bir süreç çalışmıyorsa tarih baskısıyla ilerlemek yerine sorunu ve etkisini değerlendirin. İlk kullanım günleri için destek sorumlularını ve işlem kontrol listesini hazırlayın.
